大型活動策劃的相關程序和法律規定在實施活動前一定要非常清楚！1912的小編今天來給大家做一個詳細的解答。

(一) 活動策劃階段

從程序上說，大型活動策劃和實施，要按照科學的管理步驟來執行：

第一，立項。

第二，進行調查和可行性研究。

第三，提煉主題，進行創意。

第四，方案論證。

因為關于活動策劃并不是本文的重點，所以在這里就不加詳述了。

(二)辦理審批手續

根據《人民共和國行政許可法》第二十九條規定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應當向行政機關提出申請，待取得相關部門批準后方可實施。

但我們一般常見的活動，主要需要報批的主要有文化廳(局)、公安、消防和環衛四個部門，其他的申報行政機關也有可能出現，但通常機會比較少，主要以上面四個機關居多。具體情況如下：

1、需要向地方文化部門報批的方面。

需要向地方文化部門報批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內容，根據《營業性演出管理條例實施細則》第三十條規定任何單位舉辦營業性演出活動，都應當委托演出公司承辦，并按照規定辦理審批手續。《營業性演出管理條例》第三十二條規定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場(館)或者其他非營業性演出場所舉辦營業性演出活動的，應當報經當地縣級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關和其他有關部門批準。

申請時應提交的文件有：

(1) 演出申請書;

(2) 與演出相關的各類演出合同文本;

3) 演出節目內容材料;

(4) 營業性文藝表演團體的《演出證》。

《營業性演出管理條例》所稱營業性演出包括下列方式：

(1) 售票或者包場的;

(2) 支付演出單位或者個人報酬的;

(3) 以演出為媒介進行廣告宣傳或者產品促銷的;

(4) 有贊助或者捐助的;

(5) 以其他經營方式組織演出的。

其他有關詳細規定請參閱《營業性演出管理條例》和《營業性演出管理條例實施細則》。

2、關于公安部門的報批

為了保證各項活動的正常進行，維護社會治安秩序和公共安全，保護公民、法人和其他組織的合法權益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準。申請時提交一下文件：

(1) 活動方案和說明;

(2) 活動安全保衛工作方案;

(3) 場地管理者出具的同意使用證明;

(4) 申請人身份證明及無違法犯罪記錄等;

(5) 法律、法規和規章規定須經有關主管部門批準的活動，應當同時提交有關批準文件。

其中活動安全保衛工作方案主要包括：

(1) 活動的時間、地點、人數、規模、內容及組織方式;

(2) 安全工作人員情況、數量和任務分配、識別標志;

(3) 場地建筑和設施的消防、安全情況;

(4) 入場票證的管理、查驗措施;

(5) 場地人員的核定容量;

(6) 迅速疏散人員的預備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經過公安部門的防偽監制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經公安部門查驗。

另外在活動的參加人員數量方面，群眾性文化體育活動的參加人數在二百人以上三千人以下的，由縣級公安機關許可;人數在三千人以上的，由地(市)級公安機關許可;跨地區的群眾性文化體育活動，由共同的上一級公安機關許可。作出許可的公安機關應當向上一級公安機關備案。公安機關對二百人以下的群眾性文化體育活動進行監督檢查。

其他有關公安報批方面的詳細規定請參閱《群眾性文化體育活動治安管理辦法》。

3、關于環衛部門的審批

對于環衛部門主要是針對戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環境有關的宣傳方面的審批。其他的詳細規定可到環衛部門咨詢。

4、關于消防部門的審批

消防部門主要針對活動場地的消防設施和措施進行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動中的舞臺或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經過主辦單位或消防部門的審批。

《人民共和國消防法》第十三條規定， 舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動，具有火災危險的，主辦單位應當制定滅火和應急疏散預案，落實消防安全措施，并向公安消防機構申報，經公安消防機構對活動現場進行消防安全檢查合格后，方可舉辦。

詳細規定請參閱《人民共和國消防法》或到有關消防部門咨詢。

以上只是一些在舉辦活動中最常見的相關法規和申報程序，但在實際過程中一定會遇到更多的問題，在這里也不便一一列出，只是希望大家在舉辦活動之前多方考慮，多方咨詢，特別活動中有特殊內容時一定要預先征得相關部門的同意，以免出現不必要的麻煩。

(三)聯系場地、參與主體人員等，并簽訂相關合同

在這里需要說明的是，有些申報手續需要提供場地、人員等相關合同，所以在程序的先后上并不固定，我們可以根據實際情況做出適當調整。為了保證活動的順利開展，并依法維護各方的正當權益，我們在聯系相關事物時一定要簽訂合同。而對于合同的相關簽訂事項在這里就不贅述了。

(四)擬定活動籌備計劃

凡事預則立，不預則廢。活動籌備計劃是有效地協調各項工作、推動各項工作順利進行的最重要的工具，是項目管理活動的首要環節。抓住這個環節，就可以提挈全局。所以活動籌備計劃是活動成敗的關鍵性因素之一。

活動籌備計劃主要包括以下幾項內容：

1、 工作計劃。也稱實施計劃。是為了活動項目最終實現而制定的實施方案，要說明以什么方法組織實施活動，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達到最佳效果等。

2、 人員組織計劃。主要表明 各子項目中的各項工作有誰來負責，以及相互關系。在這份計劃中，通常都采用框圖式構架，各項工作、負責人、具體情況等內容都集中在一起，制作一個人員組織計劃表。可以讓工作人員一目了然。

3、 活動進度計劃。根據活動的正式開始時間和籌備工作正式開展的時間，對籌備工作的各項任務列定工作進程計劃。通常情況下，指定活動進度計劃時會采用框圖式構架。

4、 財務預算計劃。對于活動實施過程中的各項費用預算。

5、 文件檔案管理計劃。因為在每次活動過程中都會產生很多的相關文件和檔案，如在活動審批過程中的行政文件和與相關單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個活動過程中的作用非常關鍵，可以說是活動賴以開展的前提條件。所以對于文件和檔案的管理在活動籌備前期就要安排妥當，最好安排專人負責。

6、 應急計劃。這方面是很多活動的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因為活動過程中出現的突發事件不太容易讓人把握，應急計劃不知該從何入手;另一方面也在于大多數活動組織者對活動的風險管理沒有一個清晰的認識，在意識里還沒有風險管理的概念。但是大型活動一般都具有籌備時間長、涉及人員多等特點，在這個過程中難以保證每個人都不出問題、每件事情都進展順利。所以，一份相對嚴密的應急計劃還是不能少的。

活動的籌備計劃可分為概念性計劃和詳細性計劃二種形式：

1、 概念性計劃，是確定初步的工作分解結構計劃，規定了活動的主要計劃因素界限和重點。也叫自上而下的計劃。

2、 詳細性計劃，通常叫由下而上的計劃，是制定詳細的工作分解結構計劃，詳細到每一項具體任務。詳細計劃制定了活動的詳細范圍。

在制定活動籌備計劃的時候，一般情況下由項目負責人制定整體工作方案，即概念性計劃;然后由各項工作的具體負責人再去制定針對自身工作的詳細計劃，再交于項目負責人進行計劃匯總，以此控制整個活動進程。

因為一次活動的組織，特別是大型活動的組織，需要我們準備的事情的確很多、很亂，有時候即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準備好，那么到了活動開始的現場就一定會方寸大亂。所以，怎樣把活動現場需要考慮到的事情都考慮到，并在活動開始前都準備妥當就成了活動能否順利進行的關鍵。

1、“好記性不如一個爛筆頭”。

把應該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚。活動前期以活動內容為核心，按照嚴格的邏輯順序和合理的項目分類把圍繞活動內容而需要開展和準備的活動一一羅列，然后再從每個活動入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據活動的具體性質制作一個“活動現場事物預置表”(表樣如附件1)。然后按照這張表上的內容對會前工作嚴格實施。

2、頭腦風暴法

“頭腦風暴法”是廣告創意中比較常用的思維方法，由于對于活動現場的各種事物和突發事件的準備和預防是一件很繁雜的事，每個人并不能保證把所有的東西都考慮進去，所以在這個時候運用“頭腦風暴法”發動所有人的智慧就有可能讓前期準備趨于完善。

3、及時吸取教訓，善于總結經驗

由于各種大型活動的復雜性，保證每次活動都開展的順順利利、一點都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會出現未曾預料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動過后及時地整理在活動過程中出現的失誤、總結活動中創造的先進經驗就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這次的失誤下次堅決不能再出現，這次的經驗下次一定更好的運用。這就為我們以后的活動管理積累了良好的基礎。

(五)活動的實施階段

活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此，這部分也將是本文主要探討的地方。現在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經驗來進行管理，從而無形中導致了活動實施過程中風險系數的增高。

為了提高活動實施階段的管理效率，應該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規范程序。這一點會在下面單獨介紹。

(六)活動的評估和總結

活動結束后，必須做一個效果評估與總結。項目總結與評估是指對已經完成的項目的目的、執行進程、效益、作用和影響所進行的系統的、客觀的分析;通過項目活動實踐的檢查總結，確定項目預期目標是否達到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現，從而總結經驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達到提高投資效益的目的。

通常項目總結報告包括以下內容：

(1) 對比計劃與實現目標，分析成敗原因;

(2) 項目財務總決算，并說明成本偏差的原因;

(3) 評估項目管理的得失，重要成就的總結;(4) 對未來項目的建議;

(5) 團隊表現，對杰出成員的表彰和獎勵;

此外，項目總結報告還應包括：

(1) 對活動策劃項目剩余資產的管理與處置

(2) 項目結束的后期工作安排(媒體、客服等);

(3) 檔案的整理、存檔工作。