很多活動組織方有時候是因為對這方面不夠重視，有時候是因為考慮到活動執行的過程中員工都很疲勞，非常厭煩這些“無聊的不必要的”會議，所以很多時候都會忽略這些會議。但是事實上，這都是非常必要的事情，原因上面已經說過。如果是因為疲勞，可以在時間和福利上做出適當調整，如果是因為不夠重視，希望以后能夠重視起來。總之，不管怎樣，我們最好都能堅持下去。有時候，最無所謂的事往往就是事故的緣由。

(一)活動過程中最容易出現的三個問題：

A) 活動前期準備不足造成的現場事物的漏缺;

B) 活動現場分工不明確導致管理混亂

C) 對現場突發事件的處理缺乏一定的準備和技巧

(二) “角色管理”

由于活動現場的參與人員數量大、事物繁雜，所以如何控制好現場的各項工作，保證活動的順利進行，對于活動的管理者來說也是一個極大的挑戰。為了提高活動實施階段的管理效率，應該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規范程序。

因為曾經參與過多項各種類型的活動，我發現其實每次活動的參與人員都很固定，根據他們參與活動的不同身份大致可以分為六類，即：活動組織方、場館方、演員/主持/選手等、舞臺/燈光/音響制作方、嘉賓/觀眾方和媒體記者方。

所以，我們可以根據活動參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負其責。我把這種管理暫時稱為“角色管理”。即：根據參與活動者的不同身份把現場的管理任務分為若干方面，每一參與角色群體的相關事務為一方面的管理任務，再分別安排專人來負責每一方面的相關事務，最后有項目負責人來統一管理各個方面的負責人，協調和控制整個現場工作。

當然，在每次的具體活動中以上幾方面并不是什么時候都一成不變。根據活動的不同情況，它所容納的角色或多或少，但并不會影響我們的管理工作，因為我現在所提出的是一種管理的方式或者說概念，根據不同的情況，它的具體內容也會隨之更改。

1、角色劃分

角色管理的前提是對參與活動的全體人員進行科學的角色劃分，這也是實施操作活動現場工作的基礎。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性，又要注意角色所內含工作的系統性和聯系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確，易于操作。

例如對一場具有表演內容的新聞發布會或時裝發布會，在舞臺方面會涉及到音響、燈光和舞美;而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進行，舞臺方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯系不用說是非常的密切，照理說安排一個人來全權負責是再好不過了，但是因為各方的事務都非常的多，如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足;而且兩方的人員又有明顯的系統屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當然，這時雙方負責人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。

①活動的組織方：主要包括活動的主辦方、承辦方、協辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯系，對于他們的管理和協調亦非常重要。②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方，在社區舉辦活動時的社區街道辦或者物業管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關和配合角色。

③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發言人等活動的表現主體人員。所謂表現主體人員，是說他們在整個活動的進程中具有一定的表演、展示、發言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員，因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊我們會單獨管理。

④舞臺/燈光/音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調試等幾個方面的工作人員。這些都屬于活動的基礎設備，而且具有很強的聯系性，所以把對他們的管理專門劃為一方面。

⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。因為參與活動的領導、嘉賓和觀眾等在活動舉行過程中的活動范圍基本都限于同一場地，所以把他們主要規為一面。當然，對于某些大型的活動，因為參與嘉賓人數眾多，且與之相關的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。

⑥媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產生一定的社會效應，而且很多公關活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力，媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。

有時候，某些大型活動的每一項都可能會有很多事務，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺設備等方面都有很多事情要做，那么這個時候可以在角色劃分的基礎上，再對各項事務進行進一步的細分。

總之，在角色的劃分上應該充分考慮到具體活動的實際情況，根據實際情況來決定劃分的具體內容才能取到事半功倍的效果。

2、工作職能

各種角色的管理人員之職能主要表現在：

①監督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經安裝和調試完畢，為領導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當等;

②負責各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合，各角色管理人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求;

③負責解決各角色群體提出的各種要求和出現的各種問題;

④及時向項目負責人報告工作進展情況;

⑤現場出現的其他相關事務。

3、角色管理在籌備期的運用

在活動籌備期的工作安排，以及擬定工作計劃的時候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強的目的性和針對性，所以在活動的籌備期間具有很強的實用性。但是，如果在活動籌備期適當的運用角色管理，那么在項目的執行過程中會更加“如虎添翼”，而對于活動現場的管理也會顯得更加得心應手、游刃有余。

在籌備期的角色管理仍以活動現場角色劃分為基礎。即把活動現場的角色管理任務加以延伸至活動的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關的籌備工作，并安排專人負責跟進整個籌備進程，并且承擔活動現場的同一方面的工作。例如在舞臺方面，可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯系、確認到最后簽訂合同都有一個人專門負責跟進(當然也可能是幾個人或一個小團隊)，而且在最后的活動現場仍由其擔任舞臺、燈光、音響的相關事務。這樣的話，在對現場舞臺方面的監督和控制都會更加順利高效。

但是由于一般活動從籌備開始到活動的現場實施都有一個很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們在實際操作中還應該盡量讓人員“從一而終”。從而進一步保證活動的進程速度和效率。

(三)項目負責任制

在角色劃分好以后，就是實實在在的執行和管理了。角色劃分是管理的基礎和前提，如果管理沒有效率，角色劃分得再科學、再合理也是無濟于事。 “項目負責人制”，無疑是目前有利于整個活動策劃和實施過程中的順利、高效的進行較好管理制度。經歷過活動執行的人一定都很了解，活動的開展現場簡直就是一個沸騰的油鍋，特別是工作人員都保持著高度的緊張，只有大家都固定的聽從一個人的統一安排，互相配合，才能保證各項工作有條不紊的開展。如果每個人都去“指手畫腳”，那么場面一定會非常的亂，員工不知道該聽誰的，管理者也不知道各項工作的進展如何，某件事情是否有人去處理，或者是否安排妥當等等問題都會接踵而來。每個“指手畫腳”的人都認為自己在幫助處理現場事物，但卻不知自己的插手只能“越幫越忙”，只會讓現場越來越亂。

如此以來，現場就無所謂什么管理和協調了，每個人都去控制現場，現場也就失去了控制。現場一旦失去控制，什么情況都有可能發生。所以為了保證現場工作的順利、高效的展開，現場管理必須只能有一個人統一管理。在這種情況下，如果有些承辦方的領導或者某個主管發現現場有些問題需要有人去處理時，可以告知項目負責人，在項目負責人的統一調配下，協作負責人處理。

(四)現場管理中應該注意的幾點

1、 認識場館方負責人

活動現場出現的問題很多都需要場地的管理方來協同解決，所以被安排和場地管理方接觸的人必須提前和場地管理方負責本次活動的主管取得聯系，以便在處理現場問題時能夠及時和場管的負責人溝通，提高辦事效率。

在這個過程中最好讓場管的本次活動總負責人把負責當場活動的相關管理人員都介紹給你認識，以便在不能馬上找到總負責人時也可以讓其他相關管理人員配合你解決問題。同時，也可以把組織方的相關管理人員介紹給場管方認識，同樣也是為了在出現問題時雙方可以及時、高效的溝通。

通常在活動現場，活動的組織方一般通過服裝來辨認場管工作人員，而場管方亦是通過工作證件來確定組織方的工作人員。這種情況雖然對于雙方人員身份的確認很少出錯，但是在解決問題時難免會出現一些尷尬的局面。例如我們有時候找場管的普通工作人員，他們又沒辦法也沒權利為你解決和確認任何事情，最后還是讓你去問他們的負責人。同樣，場管的工作人員在詢問有關活動現場的某些問題時，也并不是我們的每個工作人員都知道或者可以決定的。所以，如果時間和條件允許的話，活動開展前，雙方的相關管理人員最好都互相認識一下。

2、 工作協調會議

在各方面工作都安排妥當的時候，還不要忘了在活動開始前的工作協調會議。工作協調會議的目的一方面是在活動開始前讓所有工作人員最后確認自己的工作職責，加強員工對自己本職工作的實施印象;另一方面，也是為了及時向員工傳達臨時變動的若干事項。

在這里需要強調的是，不管自己的工作在之前安排的多么妥當，活動正式開始前一天的這個工作協調會議一定要開。因為這不僅僅是為了布置工作，它更是活動前的一次動員會，有利于進一步提高員工的工作緊湊感和相互之間的協作默契，。它不僅讓員工明白自己要干什么，而且還讓員工明白自己應該拿出什么樣的干勁來工作。因此這次會一定不能少。而且通過我們以前做過的眾多活動，也已經證實了這次會議的必要性：開過會的工作人員往往在第二天的活動中工作的目的性更強，效率更高，相互之間的配合也十分的完美;而沒開過會的工作人員，往往精力不夠，工作任務和目的意識模糊，效率低下。

除此之外，對于舉辦大型活動時間過長的活動，例如要好幾天，或者好幾周，甚至是更長的，在每天或者每個系列的活動結束后還應該舉行一次對于當天或當場活動的總結會議，以便及時總結活動的得失，一方面對于出現的情況馬上進行處理，另一方面也防止在以后的活動中再次出現，以及對接下來的活動進行更加詳細的安排。